05/09/2018 14:00
Organização e Gestão da loja

4 passos indispensáveis para organizar o seu estoque

 

É muito recorrente encontrar empresas que fecham o mês no vermelho, mas não conseguem identificar o problema nas contas. Saiba que o erro pode estar na forma de organizar o estoque.

Alguns dos benefícios de uma organização eficiente são: redução de custos e de perdas, conservação adequada dos produtos e níveis de estocagem compatíveis com o movimento.

Quer descobrir como organizar o estoque de forma direcionada para o sucesso e evitar os principais erros que prejudicam esse processo? Então, confira as práticas fundamentais para aplicar na sua empresa!

Por que se preocupar com a organização do estoque?

Os principais objetivos da gestão de estoque são os de equilibrar compras, armazenagem e entregas, o que está envolvido o ciclo da mercadoria. Ela não se limita simplesmente ao controle de entradas e saídas das mercadorias, ela faz parte da capital de giro da empresa, que é o tanto de dinheiro disponível que ela tem para se manter no mercado por um período.

Por isso, se preocupar com a gestão e organização do estoque é uma ação estratégica para os gestores, pois gera impacto em diversas atividades da empresa. Uma gestão de estoque adequada traz benefícios como:

  • otimização de recursos: o controle do estoque permite identificar a quantidade ideal de materiais e mercadorias que devem ser armazenados, sem excedentes ou faltas, o que ajuda na saúde financeira do estabelecimento;

  • impacto em outras atividades: não ter a matéria-prima para confecção de um produto ou não ter a mercadoria para o cliente impactam negativamente nas vendas da empresa. Um estoque organizado impede que esse tipo de situação aconteça, evitando também comprometimento dos lucros e da reputação da empresa;

  • redução de prejuízos e desperdícios: o processo de organização e controle do estoque também ajuda a identificar possíveis desperdícios de materiais, seja por excesso de compra ou por armazenamento incorreto.

Como organizar o estoque?

Agora que você entendeu a importância de organizar seu estoque, trazemos alguns passos indispensáveis nesse processo.

1. Acompanhe os indicadores

Os indicadores de desempenho são ferramentas que auxiliam os gestores nas tomadas de decisões. Se você ainda não sabe como utilizá-los corretamente, corra atrás de um treinamento, pois esses números são essenciais para o sucesso da organização.

Existem várias ferramentas atualmente que facilitam o trabalho do gerente e aumentam a confiabilidade dos dados. Esses programas não podem ser dispensados em empresas que buscam o crescimento e a redução de custos.

Giro de materiais, cronograma para inventários, vencimento de produtos, desperdícios, extravios e avarias e relatórios de vendas do período são exemplos dos dados mais utilizados nesse setor da organização e que norteiam o trabalho da equipe.

2. Organize seu estoque

Imagine, por exemplo, que o seu ramo é material de construção. Se as mercadorias não estiverem em seus devidos locais, é possível que você não consiga entregar a quantidade solicitada pelo cliente por conta da desordem, mesmo que os itens constem no sistema.

Além de não conseguir encontrar o que precisa nos momentos mais importantes, a desorganização contribui para que o pedido de compra saia abaixo ou acima do ideal, acarretando, assim, um prejuízo financeiro para o negócio.

O correto é desenvolver um padrão de organização dos produtos e treinar a equipe para manter o que foi definido. Quanto ao layout, a sugestão é dispor os itens de acordo com o tamanho e saída, sempre estabelecendo um código único para cada mercadoria. Aqui na Goma frisamos muito a questão de controle de estoque para os nossos clientes e trazemos soluções tendo como base a realidade deles.

Um exemplo pode ser visto pela forma de venda de pregos e de parafusos a granel, confira abaixo um exemplo e suas destavantagens:

Pensando nessa realidade e também em trazer aos nossos clientes uma nova solução, desenvolvemos a linha Goma Bric, uma linha completa que dispõem produtos fracionados em pacotes, com código de barras e organizados em um expositor, facilitando assim o controle de estoque e a venda. Vou mostrar um exemplo:

Saiba mais no texto Veja o porque nossos clientes optam por vender Goma Bric

3. Realize inventários periódicos

Se você nunca ouviu falar em inventário, certamente a gestão do seu estoque não está correta. Caso já tenha ouvido a respeito e não aplica em sua empresa, é hora de pôr a mão na massa e começar a executar periodicamente.

O inventário é a contagem de todos os itens do estoque. Existem empreendimentos que o realizam em intervalos menores, sempre focando nas mercadorias que possuem maior rotatividade e nas de maior valor. Esse intervalo vai de acordo com a decisão do organizador.

É a partir das informações obtidas nessa ação, que será possível identificar as falhas de pedido e tomar ações antes do fechamento do mês, evitando, assim, que as contas fechem no negativo.

4. Integre o estoque com outras áreas

Uma vez que o estoque influencia a operação, os resultados da empresa como um todo e as demais atividades também impactam no desempenho do estoque, a integração com as outras áreas se torna uma excelente forma de conseguir a eficiência.

Um exemplo disso é a identificação das demandas de vendas e as informações que são repassadas sobre as saídas de itens. Esses dados auxiliam o setor de compras a serem mais assertivos e contribui para manter a estocagem dentro do previsto para o período.

Esqueça essa ideia de que cada um deve focar apenas em seu setor. É necessário que todos os funcionários estejam em sincronia para gerar bons desempenhos, fazendo com que a integração comece imediatamente.

Quais os principais erros que prejudicam a organização do estoque?

Para finalizar, listamos os principais erros cometidos pelas empresas que prejudicam a organização do estoque.

Comprar a quantidade errada

Um dos pontos principais para ter um estoque adequado é identificar a quantidade exata de material que precisa ser comprada, nem a mais nem a menos.

Comprar mercadorias excedentes traz um custo maior para empresa, possibilidade de futuro desperdício por falta de uso e validade, risco de serem danificadas no armazenamento, abarrotamento do estoque, entre outros problemas. Por outro lado, ter estoque abaixo do necessário afeta diretamente o quadro de vendas.

Para evitar que isso aconteça, é preciso fazer um acompanhamento rigoroso para identificar os itens mais procurados pelos clientes e estar atento a sazonalidades (itens que vendem mais em uma determinada época do ano).

Não usar um software de gestão de estoque

Muitas empresas ainda cometem o erro de realizar a gestão de estoque por métodos antigos, com caneta e papel. Esse tipo de abordagem pode trazer muita desorganização e complicação para o processo, pois ele fica mais sujeito a erros e perda de controle.

O ideal, hoje em dia, é adquirir um software de gestão de estoque. Essa ferramenta tecnológica auxilia nos fluxos de caixa, permite o levantamento de dados em tempo real e otimiza todo o processo de gerenciamento.

Não descrever os itens do estoque

Pode parecer simples, mas descrever e identificar minuciosamente os itens do estoque é um dos pontos principais para a sua organização. Muitos gestores ainda não dão a devida atenção a esse ponto, o que pode comprometer o processo e trazer dificuldades.

A identificação correta dos itens ajuda na aquisição correta dos materiais e mercadorias, no cadastramento exato e evita duplicidade de compra.

É importante lembrar que um estoque cheio não é o mesmo que estoque de qualidade. Produto parado é sinônimo de dinheiro investido que não representou retorno à empresa. Por isso, invista em ferramentas e busque conhecimentos que vão ajudar você a organizar o estoque!

Gostou do texto? Quer ler mais sobre o assunto? Então, continue no site e leia nosso texto sobre organização de venda de parafusos!

 

 




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